Итак, далее поговорим о том, как организовать и управлять своим проектом (или, как мы договорились, - ИТП [инициативным творческим проектом]). Для начала, назовем этапы проектной работы:
1. Инициация. Результат: паспорт идеи проекта.
2. Планирование. Результат: план проекта (календарный план–график, бюджет, исполнители).
3. Исполнение. Результат: продукт проекта (услуга, результат).
4. Мониторинг и контроль. Результат: отклонения от плана, контроль качества, корректирующие и предупреждающие действия.
5. Завершение. Результат: продукт проекта передан заказчику/услуга оказана/результат достигнут; полученный опыт документирован.
В этом посте поговорим о первом этапе проекта - ИНИЦИАЦИИ...
Действия на этапе инициации проекта. Инициация проекта начинается с определения проектной идеи — основного его замысла. С учетом намеченной идеи в укрупненном виде разрабатывается примерный план ее реализации. С его помощью производится предварительная оценка необходимых ресурсов. Завершением этого этапа становится оценка жизнеспособности проекта и принятие решения о том, стоит ли работать над ним дальше.
Контур формулировки проектной идеи (от проблемы к идее, а затем снова от идеи к проблеме) — важная и неизбежная часть инициации проекта. Инициатор проекта должен понимать, что формулировка проектной идеи — это итерационный ( от лат. iteratio — повторяю; повторение какого-либо действия) процесс между двумя точками: проблемой (неудовлетворенная потребность частного лица, группы лиц, государства и т.д.) и идеей. В этом итерационном процессе происходит одновременное развитие самой идеи (от общего видения — к параметрическому описанию целей проекта, т.е. его ожидаемым результатам) и понимание проблемы (от констатации до ясного качественного и количественного ее описания, включающего представление о возможном потребителе проекта, его запросах и интересах, причине неудовлетворенности существующими способами решения проблемы).
Техника формулировки проектной идеи: мозговой штурм
Мозговой штурм для выдвижения идей. Для составления перечня проблем, генерации идей по их разрешению широко используются различные варианты мозгового штурма. Общим для всех вариантов этого метода является разделение фазы генерации идей и фазы их анализа. В процессе генерации разрешается и активно поощряется выдвижение самых фантастических формулировок. Все без исключения идеи фиксируются. Эта фаза длится столько, сколько участники мозгового штурма будут в состоянии формулировать новые идеи. Далее производится сортировка полученных формулировок и оценка их ценности.
Правила проведения мозгового штурма:
► Не проводить мозговой штурм на рабочем месте.
► Участники должны прогуляться на свежем воздухе перед штурмом.
► Пригласить 1–2 внешних участников, например экспертов.
► Не приглашать пессимистов.
► Обеспечить стулья, а столы убрать.
► Поставить задачу конкретно.
► Раздать информационные листы со списком уже существующих идей.
► Огласить правило №1 «Не критиковать!».
► Огласить правило №2 «Не начинать со слов: «Да, но конечно...».
► Через 40 мин. сделать перерыв.
► Поручить 1 человеку записывать идеи (лучше на доске).
► Проанализировать полученные идеи, выбрать из них три наилучших.
Оценка проекта. Любой инвестор задумывается о том, какой проект выбрать. Проектных идей выдвигают много, но ресурсов хватает лишь на некоторые из них. Мудрый инвестор внимательно следит за своими инвестициями, чтобы знать, что они приносят удовлетворительный доход при приемлемом риске.
Критерии оценки проекта
Каков бы ни был проект, существует четыре основных критерия, по которым он оценивается:
1. Содержание (качество). Это оценка способности продукта (услуги/результата), получаемой на выходе проекта, удовлетворять актуальную потребность клиента (отдельных людей или групп людей, общества, государства и т.д.). Чем она выше, тем более вероятным является принятие решения об инвестиции в данный проект.
2. Стоимость (издержки, затраты). В наиболее простом виде издержки — это количество потраченных на его реализацию ресурсов.
3. Сроки (время). Это временной интервал, необходимый для реализации проекта с момента его старта. Чем больше сроки, тем меньше шансов на поддержку проекта, поскольку этот фактор фиксирует разрыв между началом издержек по проекту и временем получения выгод от него. Всякий инвестор, вложив ресурсы, хочет получить отдачу как можно быстрее. Кроме того, увеличение сроков проекта, как правило, связано с одновременным увеличением его рисков.
4. Риски. Это неопределенные события или условия, которые в случае реализации имеют позитивное или негативное влияние, по меньшей мере, на одну из основных областей проекта, например содержание (качество), сроки или стоимость. Поскольку выгоды от проекта всегда в будущем, а будущее неопределенно, риски реализации проекта существуют всегда. Инвестор обычно принимает их, но лишь в определенной мере. Государство, как правило, наименее рисковый инвестор, а венчурная компания — наиболее рисковый. Но любой инвестор стремится минимизировать риски, оказывающие негативное влияние.
Метод Дельфи
SMART-тест
SWOT-анализ
Матрица компромиссов
Разработка укрупненного плана
Разработка паспорта проектной идеи. Здесь можно указать следующие разделы:
1. Название проекта.
2. Менеджер проекта.
3. Проблема, которую нужно решить/потребность, которую нужно удовлетворить.
4. Краткое описание ситуации проекта (см. результат SWOT–анализа).
5. Потребитель (потребители) проекта, выигрывающий (выигрывающие) от реализации проекта.
6. Ориентировочный бюджет проекта (на этом этапе допустимы отклонения от бюджета ± 50%).
7. Способ или технология, при помощи которых будет реализован проект.
8. Преимущества данной проектной идеи или способа ее реализации по сравнению с имеющимися аналогами.
Полезные советы
Источник: Дизайн проектов "Селигер 2009" / рабочая тетрадь и учебное пособие...[цифровая книга, pdf]
