Пять способов эффективного управления временем
1. Знание своих целей. Это, пожалуй, одно из важнейших правил управления временем – если у вас нет цели, вам нечего достигать, и всё, на что вы в таком случае тратите своё время – отдых и развлечения, или бессмысленное просиживание дивана перед телевизором. Подумайте сами, зачем вам беречь своё время, если вам не на что его тратить? А, как известно, время за отдыхом летит незаметно. Чтобы избежать бессмысленной траты времени, вам необходимо определиться со своими целями. Наличие цели не позволит вам впустую тратить своё время, и будет служить вам напоминанием, что вам необходимо потратить своё время с умом. Разделяя ваши цели на ясные достижимые шаги, вы получите список задач, которые вам необходимо будет решить, с целью последовательного достижения результата – вашей цели.
2. Принцип Парето. Известно ли вам правило 80/20, или, как его ещё называют, принцип Парето? Это правило гласит, что 20 процентов затрачиваемых вами времени и усилий приводят к 80 процентам результата, тогда как остальные 80 процентов времени и усилий, приводят только к 20 процентам результатов. Если вы научитесь выявлять те 20 процентов вашего времени и усилий, которые приводят к 80 процентам результата, вы совершите большой шаг, поскольку остальные 80 процентов вашего времени и усилий вы сможете возложить либо на плечи своих подчинённых, либо на автоматизированный труд.
3. Ведите записи о затрачиваемом вами времени. Это один из важнейших способов эффективного управления временем. Заведите дневник, и, начиная с сегодняшнего дня, записывайте в него всё, что вы делаете, и как тратите своё время. Придерживайтесь порядка записей в виде таблицы:
Первый столбец будет содержать текущее время;
Второй столбец – потраченное время;
Третий столбец – вид деятельности;
Четвёртый столбец оценка эффективности потраченного вами времени по шкале: от -5 до +5;
По желанию, в пятом столбце вы можете записывать идеи, как вы могли бы потратить это время более эффективно.
Интересно, что одно только ведение дневника времени заставит вас по-другому смотреть на своё время и относиться к нему более бережно. Главное здесь – иметь достаточно выдержки и воли, чтобы вести дневник, не пропуская ни одного дня. По истечению какого-либо периода времени, недели или месяца, проведите анализ затрачиваемого вами времени.
4. Улучшайте качество вашего времени. Чтобы применять этот способ эффективного управления временем, у вас должны быть: постановлена цель, определены приоритеты, заведён журнал деятельности. Ваша цель – по истечении времени проводить тщательный анализ качества потраченного вам времени. Временной промежуток может быть выбран любой, но для начала желательно проводить оценку прошедшей недели. Сравните, соответствует ли ваша деятельность вашим целям и расстановленным приоритетом. Определите, сколько было сделано из того, что вы обязаны были сделать, должны были сделать и могли сделать. Какие меры были приняты вами для улучшения качества, используемого вами, времени? Какие улучшения или ухудшения вы можете наблюдать на дневном и недельном графике качества вашего времени? Какие выводы вы можете сделать? Что вы можете изменить для улучшения качества вашего времени? Что вам мешало или содействовало в повышении эффективности вашей деятельности? В какое время суток вы проявляли наибольшую активность? Задавайтесь подобными вопросами и на основе ваших ответов вносите необходимые изменения.
5. Избегайте заданий со стороны. Мир не без добрых людей, и практически каждый из вашего окружения, особенно на рабочем месте, хотел бы загрузить вас своей работой и переложить свою ответственность на вас. А почему бы и нет? Время ценная вещь, а если один человек может хотя бы частично освободить своё время за счёт кого-то другого, он, вероятно, так и поступит, особенно, не встречая никакого противодействия с его стороны. Вы можете либо взять на себя работу другого человека, либо отклонить его просьбу, что было бы более разумно. Не возлагайте на свои плечи проблемы и обязанности других людей. Даже если вы очень хорошо решаете подобные задачи, это не прибавит вам ни капли авторитета. Вас будут использовать снова и снова, и, в конце концов, вы придёте к тому, что вам будет сложно отказать просителям. Позвольте другим людям развиваться самостоятельно и повышать свою квалификацию. У вас своих дел достаточно, их и решайте. В лучшем случае, чем вы можете помочь другому человеку с его проблемой, это наставить его на путь верного решения либо частично облегчить задачу. Кстати, на нашем сайте вы найдёте интересные статьи на тему, как отказывать просителям.
Источник: http://newtomorrow.ru/vremya/pyat_sposo … leniya.php
