Как откайдзенить себя и свою жизнь

Вероятно, вам знакома ситуация, когда, перебрав десятки способов повышения эффективности, вы не нашли нужного. Прочитав эту статью, вы узнаете несколько простых и эффективных приемов, способных кардинально изменить вашу жизнь. Результаты гарантированы полувековым опытом корпорации Toyota.
Японская система управления Кайдзен основывается на небольших, но постоянных улучшениях. Как говорят японцы, «маленькие капли создают могучий океан». Точно так же маленькие, но постоянные улучшения приведут вас к большим переменам.

Эффективность на работе/учебе. В начале карьеры консультанта мне катастрофически не хватало новых знаний. Учиться нужно было много и быстро. Чтобы организовать процесс качественно, я зарезервировал в Outlook один час для обучения и составил список необходимых инструментов. Свое продвижение к цели, я обозначал цветом. Постепенно мой список расцветал зеленым, а мотивация к освоению сложного материала только усиливалась. Вторым шагом стало увеличение личной эффективности на работе. Есть в Кайдзен такое понятие как «Ценность и Потери».

По моей оценке и оценке специалистов Kaizen Institute Russia, эффективность бизнеса на постсоветском пространстве равна 5-10 %. Это значит, что за весь рабочий день, сотрудники приносят пользу себе и компании только один час. Все остальное время они выполняют никому не нужную работу. И это не оттого, что люди ленивые. Просто внутренняя система вынуждает их так работать. Для начала я определил, что для меня является «ценностью». Чтобы проверить, правильно ли вы определили ценность, спросите себя: «Если я буду делать это действие весь день, заработаю ли я больше денег, сделаю ли я себя лучше, захвачу ли я мир»? Если ответ положительный, значит, вы нашли свою «ценность». Моя «Ценность» — клиентские семинары и Kaizen-проекты. Там я провожу примерно 50 % своего времени и меня это полностью устраивает. Дальше я стал считать время приносящее «Ценность» во время работы в офисе. Для этого начал отслеживать, что и как я делаю, на что отвлекаюсь, и сколько времени на это уходит. Получилось, что «Ценности» в моем процессе было всего 7-10 %. Вам знакомо ощущение, когда весь день вы усердно работали, а к вечеру и вспомнить нечего? Так вот, у меня именно такое и было. Чтобы исправить ситуацию я составил список дел, которые приносят «ценность» в период подготовки и список «потерь». Дальше стал отслеживать, сколько времени трачу на левую колонку, а сколько на правую. Примерно за 1-2 месяца ситуация стала исправляться.

Как заставить стратегию работать. Когда управление текущими делами наладилось, пришло время взяться за стратегию. Если хотите связать ваши долгосрочные цели с текущими делами, этот способ — то, что вам надо. На Toyota разработана специальная A3-Х-матрица. А3 — это формат листа, а буква «Х» означает тип матрицы, на которой составляют стратегические планы. Японцы считают, что листа А3 достаточно, чтобы разработать бизнес-план по открытию нового завода или написать годовой отчет. Никаких многостраничных томов, лишних цифр и бездарно потраченного времени! Преимущество матрицы в том, что все стратегии, тактики и показатели контроля размещаются на одном листе. Все наглядно и понятно. Видны все взаимосвязи. Матрица помогает связать абстрактную стратегию с повседневной рутиной. Когда тактики и процессы определены, я визуализирую движение к цели различными способами.

Визуализация. Визуализация — это управление процессами и людьми с помощью изображений, знаков, разметки, света, цвета и т. д. Считаю, что это самый эффективный способ организовать людей! Не верите? Тогда посмотрите на дорожные знаки, разметку и подумайте, сколько миллионов людей подчиняется ей каждый день? Принцип визуализации — наиболее простой и сильный метод влияния. Поэтому я часто рисую на работе и дома. Картинка позволяет быстро донести ключевую мысль и лучше запоминается. Поэкспериментируйте с визуализацией.

Принцип Парето. Также мне очень нравится принцип Парето 80/20. Это, конечно, не японская разработка, но японцы охотно используют ее для фокусировки на главном. Согласно этому принципу, мир не линеен и несправедлив. Что-то малое всегда создает/влияет на что-то большое. Я пересмотрел свое отношение к вопросу чтения и саморазвития. Раньше я читал все подряд. Информации скапливалось много, но часто ее было некуда применить. Принцип Парето позволил мне сфокусироваться на темах, которые соответствуют моим долгосрочным целям. Вот что я сделал:
1. Выписал в MimdMap все книги из своей библиотеки на разных носителях. Когда я увидел весь перечень, стало понятно, что я покупаю книги, которые смогу прочитать только в следующем году.
2. Сопоставив имеющиеся книги с целями, я составил список литературы, которая максимально быстро продвинет меня к их достижению.
3. Я выписал вEvernote книги, которые хочу прочесть, и стал отмечать их наличие, прочтение и составил итоговую MimdMap по результатам прочтения. Сейчас я читаю последовательно, книгу за книгой. Это именно то, что мне нужно.
Также я изменил отношение к работе со списками. Раньше я выписывал в ежедневник или Evernote перечень задач на день и приступал к его выполнению. Сейчас я выделяю три самых важных дела дня (недели, месяца и года), которые принесут мне максимум пользы. А потом накидываю список второстепенных дел, которые тоже нужно делать. Это позволяет фокусироваться на самом главном. Я сознательно ограничиваю себя тремя задачами, в противном случае распыляюсь и вязну в текучке. Поэтому сначала делаю первые три пункта, а потом все остальное. Работу с задачами веду в Evernote, так как он у меня везде (телефон, планшет, ноутбук).

Чистота и порядок. Порядок я любил всегда. Но только после знакомства с Кайдзен, я смог на цифрах доказать, что чистота и удобство экономически выгодны и человеку, и компании. Наведением порядка на рабочем месте я «закрываю» трудовой день и переключаюсь на вечерний отдых. А утро всегда приятно начинать с идеальной чистоты. Уборка — это ритуал, который приносит массу удовольствия. Ведь это же так просто: наведи идеальный порядок один раз, а потом каждый день его поддерживай. В нашей семье по выходным принято делать домашнюю уборку. Раньше мы с женой часто спорили, кому что делать. В какой-то момент мы осознали, что жену не устраивает, как я пылесошу, а мне не нравилось, как она прибирает вещи (потом ничего не найти). Мы поделили эти дела. Сейчас я с большим удовольствием расправляюсь с пылью и раскладываю все по местам. А жена отвечает за чистоту пола и ванной.

Заключение. Кайдзен — это самый простой и быстрый способ сделать свою жизнь интересней и результативней. Не верите? И правильно делаете. Все идеи нужно проверять! Предлагаю четыре простых способа проверить на себе волшебную силу Кайдзен. Для этого вам нужно 10 дней подряд применять хотя бы один из предложенных вариантов:

© Сергей Осипов [Кайдзен-консультант], источник: http://interesno.co/mag/e94d2588ecde